Projekt styring og Opgaver

Som en del af firma administrations pakken, har vi opgave modulet(projekt modul). Opgave modulet fås selvfølgelig også i andre udgaver af Flexintra systemet.

Projekt oversigt med søgninger

Opgave/projekt oversigt

Opgave modulet består af flere elementer herunder:
1. Opgaver/projekter
2. Delopgaver
3. Time/materiale forbrug
4. Arbejdssedler
5. Send til fakturering

Opgaver eller i nogen udgaver kaldet projekter, er den del hvor man gemmer hoved informationerne, herunder Titel, evt beskrivelse, Kunde, Projektleder, startdato, evt. slutdato, projekt deltagere, aktivt/lukket projekt, om det skal starte som et tilbud.

Rediger opgave/projekt 


Under opgaverne, kan man oprette delopgaver med følgende indtastnings muligheder: Ansvarlig medarbejder for delopgave, start/slut dato, opgave type(ekstern/intern), Påmindelse (udsend påmindelser til deltagere og kunder), Prioritet, afsend e-mail og SMS.

 Delopgave/opgaveliste

Til hver opgave skal man tilknytte materiale eller timeforbrug og indtaste hvornår og hvad forbruget består af.

 Opgave beskrivelser

Og til hvert forbrug, kan man oprette en arbejdsseddel så man kan lave en uddybende forklaring på opgavens art. Her kan man vælge at lave en udskrift i PFD format. Når man klikker på knappen "Udskriv" gemmes der automatisk en udgave af PDF filen i projektmappen.

Og slutteligt, er det muligt at sende materiale forbruget til fakturering. Her er alle informationer udfyldt af systemet, samt alle ordrelinier er tilføjet. Der skal bare udfyldes en betalingsdato, så er fakturaen oprettet og kan sendes igennem systemet til den ansvarlige medarbejder hos kunden.

Fakturaen kan selvfølgelig sendes direkte til kunden via vores email funktionalitet. Når man sender herfra, er fakturaen automatisk vedhæftet mailen. Og ønsker kunden en uddybbende arbejdsbeskrivelse over evt. udført arbejde, kan man vedhæfte den ved at åbne "Vedhæft flere filer" knappen. I siden der åbnes, er der en oversigt over de filer som kunden har adgang til at få tilsendt. Man kan altså ikke ved et uheld, komme til at sende forkerte filer. 

Emailen fremgår nu i listen over sendte emails direkte på fakturaen. Her kan man også se hvilke filer der er sendt til kunden ang. denne faktura. 

Listen over afsendte email på fakturaen

Emailen vil også fremgå på firmaets stamdata side. Så man vil altid bevare historikken. Og man kan altid vende tilbage til enten fakturaen eller kundens stamdata side og se om en given faktura er sendt.

Afsendte emails på kundens stamdataside

Se video guide på vores youtube kanal her : https://www.youtube.com/user/Flexintra/feed
Det er beskrevet under de videoer som hedder Projekt- og tilbuds oprettelse.

Om os

Flexintra har leveret IT løsninger siden 2003. Og vores kunder spænder vidt fra Forums for sygeplejersker over jobskabende arbejde for kriminelle til bil leasing branchen

Abonner

Få seneste nyheder og tilbud